L'autenticazione di firma consiste nell'attestazione, resa da un pubblico ufficiale, (notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco), che la sottoscrizione in calce al documento è stata apposta dall'interessato in sua presenza.

Il funzionario comunale incaricato non ha una generale competenza autenticatoria, ma può farlo solo per le firme apposte in calce a dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, ovvero  riguardanti “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato”.

NON possono essere autenticate sottoscrizioni apposte in calce a documenti redatti in lingua DIVERSA da quella ITALIANA. Ai sensi dell'art. 1, L. n. 482/1999 e ss.mm.ii.

Quando NON SI PUO' autenticare una firma e relative eccezioni
non è possibile autenticare la firma apposta in calcea documenti contenenti manifestazione di volontà, anche a contenuto negoziale, (es. scritture private contrattuali, atti di rinuncia, di incrico, procure , deleghe, (ad esclusione di quelle alla riscossione di benefici economici pubblici )
Costituiscono eccezione alla regola sopra enunciata, a titolo di esemplificazione:

• quietanze liberatorie, (ai sensi dell'art. 8 comma 3-bis L. n. 482/1990 e ss.mm.ii.)

Dichiarazioni di accettazione di candidature elettorali, presentazione di liste elettorali, proposte di leggi e referendum nazionali, regionali e locali (art.  14 della L. n. 53/1990 e ss.mm.ii.,)
La facoltà di autenticazione delle firme è riconosciuta a notai, giudici di pace, cancellieri e collaboratori delle cancellerie delle Corti di Appello e dei Tribunali, segretari delle Procure della Repubblica presidenti delle Province, sindaci, assessori comunali e provinciali, presidenti dei Consigli Comunali e provinciali, presidenti e vicepresidenti dei consigli circoscrizionali, segretari comunali e provinciali, funzionari incaricati dal sindaco e dal presidente della provincia, consiglieri comunali e provinciali che comunichino la propria disponibilità, rispettivamente al Sindaco e al Presidente della Provincia. 

• manifestazione del consenso per iscritto, da parte degli aspiranti all'adozione, all'incontro con il minore da adottare, (art. 31 comma 3, lett. e. L. n. 184/1983 e ss.mm.ii.)
• sottoscrizione di atti per i quali il codice di procedura penale preveda tale formalità (art. 39 disp. att. cod. proc. pen.)
• firma degli atti e dichiarazioni aventi ad oggetto l'alienazione di beni mobili registrati, (es. veicoli) ai sensi dell'art. 7 D.L. n. 223/2006, conv. in L.n. 248/2006 e ss.mm.ii. L’atto di vendita è redatto sul retro del Certificato di Proprietà, riquadro T, indicando i dati dell’acquirente ed il prezzo di vendita. Occorre munirsi una marca da bollo di euro 16,00 da apporre sull’atto al momento dell’autentica della firma. Successivamente all'autentica occorre registrare il passaggio presso il Pubblico Registro Automobilistico (PRA) entro 60 giorni dalla data di autentica.

N.B. Le Pubbliche Amministrazioni ed i gestori o esercenti pubblici servizi NON possono pretendere l'autenticazione della firma apposta in calce ad istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare presso di loro. In questo caso infatti l'autenticità della firma è comprovata esclusivamente in uno dei seguenti modi:
-       sottoscrivendo la dichiarazione direttamente davanti al dipendente addetto alla ricezione dell'istanza/dichiarazione,
-       trasmettendo il documento sottoscrittoper posta, via fax, mail, posta elettronica certificata allegando al medesimo copia non autenticata del documento di identità del sottoscrittore.

Fanno eccezione alla regola sopra enunciata:

• atti di delega a riscuotere benefici economici (es. pensioni, assegni, comunque erogati da soggetti pubblici)
Per queste è necessaria l'autentica di firma anche se sono da produrre a Pubbliche Amministrazioni e a gestori o esercenti pubblici servizi. L'autentica può essere effettuata anche da Notai, Cancellieri e funzionari competenti a ricevere la documentazione (se dipendenti da Pubbliche Amministrazioni e gestori o esercenti pubblici servizi).

• Dichiarazioni di accettazione di candidature elettorali, presentazione di liste elettorali, proposte di leggi e referendum nazionali, regionali e locali

Il soggetto che ha necessità di far autenticare la firma deve presentarsi presso lo sportello munito di:

• documento sul quale deve essere apposta la firma
• documento di identità in corso di validità.
• Marca da bollo da € 16,00 se necessaria.

L'autentica di firma del venditore sul certificato di proprietà riguarda i  beni mobili registrati, ossia:
- automezzi (compresi camions e rimorchi)
- motocicli superiori a 50 cc di cilindrata
- imbarcazioni

Il venditore e proprietario del veicolo firma la dichiarazione di vendita presso il Polisportello di via dei Lavoratori 21, a Rosignano Marittimo, dove viene autenticala la firma.  E' necessario munirsi di marca da bollo da € 16,00  e corrispondere € 1,50 per le spese di segreteria. 

Non è necessaria la presenza dell'acquirente.  

Il venditore deve presentarsi munito di un documento di riconoscimento e del CdP (certificato di proprietà) completato con i dati dell'acquirente.