L'autenticazione di firma consiste nell'attestazione, resa da un pubblico ufficiale, (notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco), che la sottoscrizione in calce al documento è stata apposta dall'interessato in sua presenza.

Il funzionario comunale incaricato non ha una generale competenza autenticatoria, ma può farlo solo per le firme apposte in calce a dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, ovvero  riguardanti “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato”.

NON possono essere autenticate sottoscrizioni apposte in calce a documenti redatti in lingua DIVERSA da quella ITALIANA. Ai sensi dell'art. 1, L. n. 482/1999 e ss.mm.ii.

Quando NON SI PUO' autenticare una firma e relative eccezioni
non è possibile autenticare la firma apposta in calcea documenti contenenti manifestazione di volontà, anche a contenuto negoziale, (es. scritture private contrattuali, atti di rinuncia, di incrico, procure , deleghe, (ad esclusione di quelle alla riscossione di benefici economici pubblici )
Costituiscono eccezione alla regola sopra enunciata, a titolo di esemplificazione:

• quietanze liberatorie, (ai sensi dell'art. 8 comma 3-bis L. n. 482/1990 e ss.mm.ii.)

Dichiarazioni di accettazione di candidature elettorali, presentazione di liste elettorali, proposte di leggi e referendum nazionali, regionali e locali (art.  14 della L. n. 53/1990 e ss.mm.ii.,)
La facoltà di autenticazione delle firme è riconosciuta a notai, giudici di pace, cancellieri e collaboratori delle cancellerie delle Corti di Appello e dei Tribunali, segretari delle Procure della Repubblica presidenti delle Province, sindaci, assessori comunali e provinciali, presidenti dei Consigli Comunali e provinciali, presidenti e vicepresidenti dei consigli circoscrizionali, segretari comunali e provinciali, funzionari incaricati dal sindaco e dal presidente della provincia, consiglieri comunali e provinciali che comunichino la propria disponibilità, rispettivamente al Sindaco e al Presidente della Provincia. 

• manifestazione del consenso per iscritto, da parte degli aspiranti all'adozione, all'incontro con il minore da adottare, (art. 31 comma 3, lett. e. L. n. 184/1983 e ss.mm.ii.)
• sottoscrizione di atti per i quali il codice di procedura penale preveda tale formalità (art. 39 disp. att. cod. proc. pen.)
• firma degli atti e dichiarazioni aventi ad oggetto l'alienazione di beni mobili registrati, (es. veicoli) ai sensi dell'art. 7 D.L. n. 223/2006, conv. in L.n. 248/2006 e ss.mm.ii. L’atto di vendita è redatto sul retro del Certificato di Proprietà, riquadro T, indicando i dati dell’acquirente ed il prezzo di vendita. Occorre munirsi una marca da bollo di euro 16,00 da apporre sull’atto al momento dell’autentica della firma. Successivamente all'autentica occorre registrare il passaggio presso il Pubblico Registro Automobilistico (PRA) entro 60 giorni dalla data di autentica.

N.B. Le Pubbliche Amministrazioni ed i gestori o esercenti pubblici servizi NON possono pretendere l'autenticazione della firma apposta in calce ad istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare presso di loro. In questo caso infatti l'autenticità della firma è comprovata esclusivamente in uno dei seguenti modi:
-       sottoscrivendo la dichiarazione direttamente davanti al dipendente addetto alla ricezione dell'istanza/dichiarazione,
-       trasmettendo il documento sottoscrittoper posta, via fax, mail, posta elettronica certificata allegando al medesimo copia non autenticata del documento di identità del sottoscrittore.

Fanno eccezione alla regola sopra enunciata:

• atti di delega a riscuotere benefici economici (es. pensioni, assegni, comunque erogati da soggetti pubblici)
Per queste è necessaria l'autentica di firma anche se sono da produrre a Pubbliche Amministrazioni e a gestori o esercenti pubblici servizi. L'autentica può essere effettuata anche da Notai, Cancellieri e funzionari competenti a ricevere la documentazione (se dipendenti da Pubbliche Amministrazioni e gestori o esercenti pubblici servizi).

• Dichiarazioni di accettazione di candidature elettorali, presentazione di liste elettorali, proposte di leggi e referendum nazionali, regionali e locali

Il soggetto che ha necessità di far autenticare la firma deve presentarsi presso lo sportello munito di:

• documento sul quale deve essere apposta la firma
• documento di identità in corso di validità.
• Marca da bollo da € 16,00 se necessaria.

in tempo reale

Il richiedente deve essere maggiorenne.

Cosa fare se:

• il dichiarante si trova in stato di INCAPACITA' ASSOLUTA DI AGIRE: (vi rientrano: minori d'età, interdetti giudiziali per infermità mentale; interdetti legale conseguenti a condanna per specifici fattispecie di reato). Le dichiarazioni e relative sottoscrizioni competono rispettivamente all'esercente la potestà genitoriale o al tutore, (art. 5 D.P.R. n. 445/2000 e ss.mm.ii.).

• il dichiarante si trova in stato di INCAPACITA' RELATIVA DI AGIRE: (vi rientrano: minore emancipato per matrimonio; inabilitazione giudiziale per infermità mentale). Le dichiarazioni e relative sottoscrizioni competono al curatore.  

• il dichiarante, pur capace di intendere e volere, NON SA, (in quanto analfabeta), o NON PUO', (causa impedimento fisico permanente), FIRMARE: la firma è sostituita dalla dichiarazione, resa dal pubblico ufficiale,  "impossibilitato alla firma per impedimento fisico"  (art. 4 comma  1, D.P.R. n. 445/2000 e ss.mm.ii).             

• il dichiarante, pur capace di intendere e volere, si trova in situazione di impedimento TEMPORANEO a firmare per ragioni di salute, (es. a seguito di incidente stradale): ai sensi dell'art. 4 comma 2 D.P.R. n. 445/2000 e ss.mm.ii.), la relativa dichiarazione (e sottoscrizione) può essere rilasciata - nell'interesse del dichiarante - dal coniuge o altro soggetto indicato nella norma citata, che attesta l'esistenza dell'impedimento.

• il dichiarante è NON VEDENTE: ai sensi della L. n. 18/1975 e ss.mm.ii., il non vedente è persona capace di agire, per cui può sottoscrivere in autonomia qualsiasi atto salvo che lo stesso ritenga di individuare una persona come suo assistente, nel qual caso anche questo firma l'atto, in qualità di testimone. Nel caso in cui sia impossibilitato si applica l'art. 4 sopra citato.

• il dichiarante, oltre ad essere impossibilitato alla firma del documento, non è in grado di manifestare la propria volontà perché incapace di intendere e di volere: in via generale: non si potrà procedere, ovviamente all'autentica di alcuna sottoscrizione. Qualora l'impossibilità sia di carattere TEMPORANEO, (es: temporaneo stato di incoscienza dovuto ai postumi di incidente stradale), si potrà procedere, in applicazione dell'art. 4, comma 2, D.P.R. N. 445/2000 e ss.mm.ii., con dichiarazione resa e sottoscritta dal coniuge o altro soggetto indicato nella norma citata, che attesta l'esistenza dell'impedimento, (allegato 2). Qualora infine lo stato di incapacità abbia carattere permanente occorre ricorrere agli istituti previsti per legge, (amministrazione di sostegno, tutela, curatela), a seconda della gravità dello stato.

Il richiedente l'autentica deve presentarsi personalmente munito di:

• documento sul quale deve essere apposta l'autentica di firma
• documento di identità in corso di validità del richiedente
• marca da bollo da € 16,00, se necessaria 

Non esiste modulistica. L'autentica è apposta a margine di dichiarazioni rese su foglio bianco o su stampati predisposti ad hoc, di cui si propongono quelli di uso più frequente.

Contro il provvedimento di diniego di autentica di firma sono esperibili:

Ø      il ricorso gerarchico al Prefetto territorialmente competente (Prefettura di Livorno) entro 30 (trenta) giorni dalla data di notifica del medesimo.

Ø     l'azione davanti all’autorità giudiziaria ordinaria entro 60 (sessanta) giorni dalla notifica del provvedimento oppure decorrenti dalla notifica dell'esito del ricorso gerarchico al Prefetto.

Il richiedente deve presentarsi all'ufficio munito di marca da bollo da € 16,00 e  di € 1,50, salvo i casi di esenzione previsti per legge.

In quest'ultimo caso:

se l'esenzione è totale, (es. materia elettorale):  nessun costo

se l'esenzione è limitata all'imposta di bollo:  € 1,00                        

SI RICORDA CHE: all'atto della richiesta è compito del cittadino indicare l'uso a cui è destinato il documento e l'indicazione dell'eventuale norma che esenta dal pagamento dell'imposta di bollo.

D.P.R. 28/12/2000  n. 445 - Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa e ss.mm.ii.

D.P.R.  26/10/1972 n. 642  - All. A e B - Disciplina dell'imposta di bollo e ss.mm.ii.

L. 21/03/1990 n. 53 - Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale e ss.mm.ii.